Personeelsdossier opbouwen: zo doet u dat
Personeelsdossier opbouwen: Natuurlijk weet u wat een personeelsdossier is. U maakt ze netjes aan, zoals het hoort. Maar hoe zorgt u er nu voor dat het dossier helemaal volgens de wet is opgebouwd? En dat de arbeidsgeschiedenis die u hierin vastlegt ook echt bruikbaar is als er problemen zijn met uw medewerkers? De informatie in dit artikel helpt u daarbij.
Waarom is een personeelsdossier opbouwen zo belangrijk?
Enerzijds is een personeelsdossier gewoon een wettelijke verplichting. U moet persoonlijke gegevens, contracten, arbeidsvoorwaarden, functioneren/ontwikkeling, ziekteverzuim en andere bijzonderheden vastleggen. Anderzijds is het ook in úw voordeel dat u er tijd in investeert.
Stel dat u advies wilt inwinnen over een medewerker die zich niet van zijn beste kant laat zien. Of dat u die medewerker al ontslagen heeft en hij zich daarover beklaagt. Dan is het UWV of de advocaat van de (ex-)medewerker heel benieuwd naar de inhoud van het personeelsdossier. Daarom is het dus zo belangrijk om het personeelsdossier goed op te bouwen en bij te houden. U weet nooit wanneer het nog eens van pas komt.
Tips voor het opbouwen van een personeelsdossier:
- Personeelsdossier opbouwen: Check eerst welke gegevens u mag vastleggen
Het doel van het personeelsdossier is daarbij het uitgangspunt. Zo mag u bijvoorbeeld geen medische gegevens opnemen, maar wel een verzuimoverzicht bijhouden. Dit heeft u immers nodig om bij ziekte het loon te kunnen doorbetalen. - Maak eerst het individuele personeelsdossier aan
Hierin neemt u bijvoorbeeld naam, adres en burgerservicenummer op. Daarna maakt u het salarisdossier aan, waarin uiteraard alle financiële informatie staat. Tot slot opent u een collectief personeelsdossier, waarin u alle niet-persoonsgebonden informatie opslaat. Lees hier welke informatie u per dossier opneemt en op welke manier. - Beveilig het dossier en informeer uw medewerkers erover
We hebben het uiteraard wel over privacygevoelige gegevens, dus is het belangrijk dat u passende maatregelen neemt om de privacy te beschermen. Bijvoorbeeld door niet iedereen zomaar toegang te verlenen en door een geheimhoudingsplicht in te voeren. U bent ook verplicht om uw medewerkers te informeren over het personeelsdossier en welke informatie u met wie deelt. - Zorg dat de informatie actueel is en klopt
U bent wettelijk verplicht om het personeelsdossier up-to-date te houden. Is er nieuwe informatie? Dan voegt u deze zo snel mogelijk toe aan het dossier. Op deze manier staat u ook sterker bij het ontslag van een medewerker. Het ontslagdossier is een afgeleide van het personeelsdossier.
En hoe zit het met de AVG?
Wettelijk gezien bent u verplicht om in het personeelsdossier alleen de gegevens te bewaren die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Wilt u weten wat is toegestaan en wanneer? Deze checklist helpt u verder.
Houd bij het samenstellen van het personeelsdossier rekening met de volgende zaken:
- U mag alleen gegevens bewaren als u daar een goede reden voor heeft. Deze wettelijke grondslag kan bijvoorbeeld zijn dat de medewerker er toestemming voor gegeven heeft of dat het algemeen belang ermee wordt gediend;
- U moet de medewerker informeren over de gegevens die u verzamelt en waarom;
- U mag de persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is en u moet ze goed beveiligen om een datalek te voorkomen;
- Uw medewerkers moeten altijd de mogelijkheid hebben om de gegevens in te zien en eventueel rectificeren of verwijderen. Ook moet u uw medewerker wijzen op het recht van bezwaar.
Meer weten over de AVG en uw personeelsdossiers? Lees dan dit artikel.
Hulp nodig om een personeelsdossier samen te stellen?
Neem dan contact op met Al-lex Arbeidsrecht & Mediation.
